Die aktuelle Situation um das Corona-Virus (COVID-19) sorgt dafür, dass viele Menschen im Home Office tätig sind. Wir von Keyword-Experte möchten Ihnen dies erleichtern und Ihnen 7 Tipps als Hilfestellung geben, um diese Zeit strukturierter und erfolgreicher angehen zu können. 

1. Raum für die Arbeit schaffen

Das Home Office soll, wie der Name schon sagt, der Arbeit dienen. Diese Fokussierung gelingt am besten in einem abgeschlossenen Bereich, idealerweise in einem eigenen Raum. Ist dies nicht möglich, kann auch eine Stellwand dazu dienen, den Bereich abzugrenzen. Auch eine ausreichende, nicht zu grelle Beleuchtung ist wichtig.

2. Persönliche Arbeitsstruktur

Gerade im Homeoffice ist es wichtig, strukturiert zu arbeiten. Erstellen Sie z.B. einen Tages-, Wochen- und Monatsplan, wann welche Dinge erledigt werden sollten. Motto: “Erst das Unangenehme erledigen und sich das Schöne quasi als Belohnung aufheben.” Es ist auch immer gut etwas Sinnvolles in der Hinterhand zu haben, wenn grad mal nichts Wichtiges bzw. Dringendes anliegt. Die G-Suite bietet dafür z.B. den Kalender und „Tasks“, Mails können zurückgestellt und zu einem anderen Termin wieder angezeigt werden usw. Achten Sie auf die Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz und gestalten Sie Ihn so, wie er auch im persönlichen Kundenkontakt annehmbar wäre, gerade wenn Sie in der nächsten Zeit Meeting über Video-Konfrenzenen geplant haben. Es ist auch wichtig, für den Schutz persönlicher Kundendaten zu sorgen – wenn möglich abschließbar. Auch kommt es der Motivation zugute, sich morgens genauso zu kleiden und zurecht zu machen, als wenn Sie zur Arbeitsstätte fahren würden. So starten Sie fit und motiviert in den Tag. 

3. Nicht ablenken lassen

Es ist wichtig, dass Sie konzentriert an Ihre Arbeit gehen und sich nicht ablenken lassen. Signalisieren Sie Zuhause klar, dass Sie nicht ansprechbar sind. Widerstehen Sie den Versuchungen zu Hause wie schnell die Wäsche waschen usw. – tun Sie nichts, was Sie auch nicht während der Arbeitszeit im Büro erledigen würden.

4. Machen Sie Pausen

Wenn Sie sich schon kleiden, als wären Sie in einem Büro, sollten Sie auch andere Gewohnheiten auf Ihre Heimarbeit übertragen. Machen Sie Pausen. Eine einstündige Mittagspause ist ein perfekter Energielieferant, um Ihren Kopf wieder auf Touren zu bekommen. Sie sollten zwischendurch im Rahmen Ihrer Pausenregelungen für frische Luft und Bewegung sorgen, um einen Ausgleich zu finden. Dies ist ein perfekter Energielieferant, um danach wieder voll durchzustarten. 

5. mögliche Tools:

Wir bei Keyword-Experte haben zum optimalen Austausch untereinander verschiedene Tools im Einsatz, die uns die Zusammenarbeit erleichtern:

Slack: Wir nutzen Slack für die Kommunikation per Gruppenchat, Direktnachrichten und themenbasierte Channels –  – organisiert nach Themen, Projekten, Teams. So bleiben Informationen auffindbar und zugänglich – und zwar dauerhaft. Der Vorteil ist auch, dass wir Slack sowohl auf dem PC, als auch als APP nutzen können.

G Suite: Wir nutzen die G Suite von Google in der Business Version als zentrales Mail-Programm für uns. Dokumente, Tabellen und Präsentationen können online und offline auf jedem Gerät bearbeitet werden. Wir können cloudbasiert gemeinsam an einem Dokument arbeiten und dabei alle Änderungen in Echtzeit verfolgen sowie offene Fragen über die Kommentarfunktion klären. Zudem nutzen wir den Kalender und Hangouts, um interne Termine sowie Telefonate mit Kunden oder Interessenten zu planen und unseren Bildschirm für Präsentationen zu teilen. 

Skype: Für interne Telkos nutzen wir Skye. Skype ermöglicht und das kostenlose Telefonieren untereinander via Internet. Verbindungen zwischen Skype-Usern sind dabei unbeschränkt gratis, Verbindungen zwischen Skype und Telefonnummern sind kostenpflichtig. Wir nutzen bei Telkos häufig die Funktion “Screensharing”, um uns über fachliche Themen auszutauschen und dabei den Bildschirm zu teilen. 

6. Best Practices: 

Häufig genutzte Programme beim Rechnerstart automatisch starten lassen.

Unter dem folgenden Link ist gut beschrieben, wie Sie die Funktion ändern, welche Programme beim Start von Windows oder Mac automatisch ausgeführt werden. 

Windows: https://praxistipps.chip.de/windows-10-autostart-programme-hinzufuegen-so-klappts_42165

Mac: https://praxistipps.chip.de/mac-os-x-autostart-bearbeiten-so-gehts_34140

Häufig genutzte Webseiten beim Browser-Start automatisch öffnen lassen.

Sie können festlegen, dass Ihr Browser eine oder mehrere bestimmte Webseiten öffnen soll. Anbei einige hilfreiche Links:

Chrome: https://praxistipps.chip.de/mehrere-startseiten-im-chrome-festlegen_1563

Safari: https://praxistipps.chip.de/mehrere-startseiten-fuer-safari-festlegen-so-gehts_34102

Internet Explorer: https://praxistipps.chip.de/mehrere-startseiten-im-ie-festlegen_1568

Mozilla Firefox: https://praxistipps.chip.de/mehrere-startseiten-im-firefox-festlegen_1632

Natürlich sind diese Optionen auch bei anderen Betriebssystemen und Browsern möglich.

7. Sicherheit und Datenschutz

Last but not least: Sehr wichtig und unabdingbar sind Sicherheit und Datenschutz. Im Home Office gelten die Vorschriften der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genauso wie am Arbeitsplatz im Unternehmen. Gerade im Bezug auf personenbezogenen Daten oder Sozialdaten müssen klare Regeln geschaffen werden. Um nicht Gefahr zu laufen, die Persönlichkeitsrechte Dritter zu verletzen, sind gezielte Schutzmaßnahmen nötig. Es macht für Arbeitgeber Sinn, die Arbeit an bestimmte Bedingungen zu knüpfen, bzw. zu formulieren. Die exakten Bedingungen zur Gewährleistung der Datensicherheit hängen davon ab, wie sensibel die

Daten sind, die vom Mitarbeiter in seinem häuslichen Arbeitsumfeld verarbeitet werden. Zu den wichtigsten Punkten gehören Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Speicher, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps die Arbeit im Home-Office erleichtern können und wünschen Ihnen alles Gute und viel Gesundheit.